Kjøregodtgjørelse i 2025: Alt du bør vite
Kjøregodtgjørelse er et tema som ofte skaper forvirring både blant arbeidsgivere og ansatte. Enten du driver et lite enkeltpersonforetak eller leder en større bedrift, er det lurt å ha oversikt over de nyeste satsene og regelverket som gjelder når ansatte bruker privatbilen i jobbsammenheng. Her får du en grundig forklaring på hva kjøregodtgjørelse innebærer, hvilke satser du kan bruke i 2025, og hvilke krav og fradragsmuligheter som finnes.
Hva er egentlig kjøregodtgjørelse?
Kjøregodtgjørelse er kompensasjon for at en ansatt benytter egen bil til oppdrag knyttet til jobben. Det kan dreie seg om alt fra leveranser og kundebesøk, til møter som ikke foregår på din faste arbeidsplass. Ved å betale kjøregodtgjørelse sørger du for at den ansatte får dekket kjøreutgifter som drivstoff, slitasje, service og vedlikehold. Det er imidlertid viktig å skille mellom arbeidsreise og yrkeskjøring, siden det kun er kjøring direkte knyttet til arbeidsoppgaver som gir rett til kjøregodtgjørelse.
Hvorfor bør arbeidsgiver vurdere å betale kjøregodtgjørelse?
Det er ingen lov som pålegger arbeidsgiver å betale kjøregodtgjørelse, men mange bransjeavtaler og tariffavtaler krever det. Selv om din bedrift ikke er bundet av tariffavtale, velger likevel mange å tilby denne godtgjørelsen som en del av arbeidskontrakten. Å betale kjøregodtgjørelse kan bidra til økt medarbeidertilfredshet og gir en mer forutsigbar kostnadsstruktur. Arbeidsgiveren opptrer gjerne mer profesjonelt og forretningsmessig ved å legge inn klare retningslinjer for bilbruk i bedriften.
Statens satser i 2025
For 2025 er statens standardsatser for kjøregodtgjørelse per kilometer satt til 5,00 kroner. Denne satsen gjelder uavhengig av biltype, inkludert elbil. Mange bedrifter velger å følge disse satsene for enkelhetens skyld, men det står enhver arbeidsgiver fritt å tilby høyere eller lavere satser. Husk likevel at høyere satser kan utløse skatt på det overskytende beløpet. Dette kommer vi tilbake til under.
Hvordan statens satser beregnes
Statens satser er ment å dekke kostnader for eksempel drivstoff, dekkslitasje, olje, forsikringer og generelt vedlikehold. Ved å legge seg på en standardisert sum, slipper arbeidsgiver å dokumentere hver enkelt utgift. På den måten sikres det en grei og oversiktlig håndtering av bilgodtgjørelsen. Likevel er det nødvendig å dokumentere formålet med kjøreturen, dato, kjørelengde og eventuelle passasjerer for at arbeidsgiver skal kunne gi korrekt kompensasjon.
Skattefrie og skattepliktige deler av kjøregodtgjørelsen
Selv om arbeidsgiver betaler 5,00 kroner per kilometer i 2025, betyr ikke dette at hele beløpet er skattefritt for den ansatte. Myndighetene har fastsatt at 3,50 kroner av satsen er skattefri, mens 1,50 kroner er skattepliktig. Dette innebærer at arbeidsgiver skal gjennomføre forskuddstrekk på 1,50 kroner av det totale kilometerbeløpet.
Eksempel:
Hvis du kjører 3000 kilometer i jobbsammenheng, vil arbeidsgiver utbetale 15 000 kroner (3000 km x 5,00 kr). Av dette beløpet er 10 500 kroner skattefritt (3000 km x 3,50 kr), mens de resterende 4 500 kronene (15 000 – 10 500) regnes som lønnsinntekt og skal skattlegges.
Andre satser og tillegg
I noen tilfeller kan arbeidstaker ha krav på ekstra satser. Passasjertillegg er et slikt eksempel. Du kan få inntil 1,00 kr ekstra per kilometer for hver passasjer som er med i bilen under yrkeskjøringen. Kjører du på anleggsvei eller skogsvei, kan det i tillegg utløse et tillegg på 1,00 kr per kilometer. Hvis du må benytte tilhenger, finnes også en ekstra sats på 1,00 kr per kilometer. Alle disse tilleggene er skattefrie opp til de beløpene staten har fastsatt. Betaler arbeidsgiver høyere godtgjørelse enn disse satsene, blir det overskytende beløpet skattepliktig.
Hva dekkes ikke av kjøregodtgjørelsen?
Selv om kjøregodtgjørelsen skal kompensere for bruken av bilen, er det andre utgifter som ikke dekkes innenfor denne satsen. Bompenger, parkering og eventuelle fergeavgifter i forbindelse med yrkeskjøring skal enten refunderes eller utleggsføres separat. Du kan også føre utgifter til service eller reparasjoner som går utover det normale vedlikeholdet som eget fradrag i regnskapet, men kjøregodtgjørelsen i seg selv skal være et standardisert beløp tilpasset vanlige driftsutgifter.
Hvorfor avstemme kjørebok og dokumentasjon
For å gi et korrekt bilde av kjørte kilometer og legitimitet til skattefritaket, er en nøyaktig kjørebok nødvendig. Dokumenter formålet med hver reise, start- og stoppunkt, samt antall kilometer og eventuelle passasjerer. Ved et bokettersyn vil Skatteetaten kreve at denne dokumentasjonen er på plass. Benytter du regnskapsprogram, kan du enkelt registrere både kjørebok og relevant dokumentasjon løpende, noe som sparer bedriften for tid og hodebry.
Hvilke lovregler og avtaler ligger til grunn?
Selv om det ikke finnes en egen lov som regulerer utbetaling av kjøregodtgjørelse, vil både bokføringsloven, skatteloven og folketrygdloven være relevante dersom du får bokettersyn eller spørsmål om fradrag. Det kan også ligge forpliktelser i ulike tariffavtaler som regulerer hvordan og hvor mye kjøregodtgjørelse du er pliktig til å betale. Derfor er det klokt å forsikre seg om at virksomheten følger avtaleverk og eventuelle bransjekrav, i tillegg til de vanlige skattereglene.
Praktisk håndtering og rapportering
I praksis er det lønnsavdelingen eller regnskapsavdelingen som håndterer innrapportering av skattepliktig godtgjørelse. Arbeidsgiver skal trekke forskuddsskatt av den delen som overskrider den skattefrie satsen. Den skattefrie delen rapporteres som trekkfri bilgodtgjørelse. Denne informasjonen skal også framgå på den ansattes lønnsslipp, slik at de har full oversikt over hva som er skattefritt og hva som er gjenstand for beskatning.
Slik kan du optimalisere kostnadene dine
Hvis du kjører mye i forbindelse med jobb, kan det lønne seg å regne på om du bør bruke privatbil med kjøregodtgjørelse, eller om firmabil er et bedre alternativ. Bruk av firmabil kan kreve en årlig firmabilbeskatning for arbeidstaker, men samtidig slipper du å håndtere kompliserte kjørebøker og dokumentasjon. Om du er selvstendig næringsdrivende, kan du vurdere å kjøpe en varebil, avskrive den i regnskapet og få mer forutsigbare utgifter knyttet til bilhold. Det viktigste er å gjøre en totalvurdering av bilbruken i selskapet, slik at du kan velge den løsningen som gir best økonomisk resultat.
Sett av tid til gode rutiner
God oversikt krever gode rutiner. Sørg for at alle ansatte er klar over hvordan de fører kjørebok, og hvilke retningslinjer som gjelder. På den måten unngår du misforståelser, feilrapportering og uforutsette skattekrav. Enkle, nettbaserte løsninger lar deg dessuten føre dokumentasjon fortløpende, slik at alt er i orden når lønnsavregningen skal gjøres. Slike verktøy vil ofte også hjelpe deg med å håndtere diettgodtgjørelse og andre utlegg i samme system, noe som gir deg en helhetlig løsning for reiseregninger og kjøregodtgjørelse.
Oppsummering og veien videre
I 2025 er det viktig å holde seg oppdatert på satsene for kjøregodtgjørelse og vite hvilke regler som gjelder. Bruken av privatbil i jobben kan være en fordel for både arbeidsgiver og ansatt, men det krever at du har gode rutiner for dokumentasjon og rapportering. Statens standardiserte satser gir et enkelt utgangspunkt for de fleste, men husk at alt over 3,50 kr per kilometer regnes som skattepliktig inntekt. Skulle du ønske å belønne ansatte med ekstra godtgjørelse, kan dette fortsatt være aktuelt, men da må du trekke skatt av beløpet som ligger over satsene.
For å ha kontroll på alt fra kilometrytelse til bompenger og parkering, anbefales det å bruke et system som lar deg føre kjørebok digitalt. Da kan du enkelt holde styr på når, hvor og hvorfor kjøreturen fant sted, samt sikre at alt er klart ved en eventuell skatterevisjon. Husk også at passasjertillegg, kjøring på skogsvei og bruk av tilhenger kan gi ytterligere skattefrie satser, noe som kan være en ekstra fordel for ansatte som gjør mer omfattende kjøreoppdrag.
Ta neste steg og få kontroll
Hvis du ønsker mer rådgivning om optimal drift, anbefaler jeg at du tar en kikk på fagartikler fra pålitelige kilder og jevnlig sjekker oppdateringer fra Skatteetaten. Med et godt regnskapsprogram eller en proff regnskapsfører slipper du å bekymre deg for at noe blir glemt. For de fleste bedrifter er det avgjørende å vite at alt går riktig for seg, både for å beholde de ansatte fornøyde og for å sikre at du overholder relevante skattekrav.
Oppfordring til Videre Læring
Fortsett å utforske og lære om forretningsmessige konsepter. Dette er viktig for å holde seg oppdatert og benytt gjerne flere av mine ressurser for å utvide kunnskapen. Invester tid i å forstå detaljer som påvirker finansiell suksess.
- Fra idé til egen bedrift: Lær hvordan du kan starte og bygge opp en bedrift med mitt kurs. Dette kurset dekker alt fra økonomistyring til strategisk planlegging. 👉 Les mer om kurset her
- Planlegg for suksess – Ta et gratis kurs i forretningsplanlegging: Et godt sted å begynne er en solid forretningsplan. 👉 Gratis kurs
- Gratis Excel-modeller: Få tilgang til nyttige verktøy som hjelper deg å lage budsjett, analysere kostnader og planlegge økonomien. 📊 Last ned Excel-modellene her
- Forretningsordboken: Utforsk et bredt utvalg av artikler og guider som gjør det enklere å forstå økonomistyring. 📚 Gå til Forretningsordboken
For meg er det viktig å støtte deg i alle deler av gründerreisen, fra innovativ idéutvikling og produktlansering til lønnsom drift og videre vekst.
